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メールの署名の活用術

仕事でメールのやり取りを取引先と交わすなんてことは今のご時世当たり前になっていると思います。

内容はまあ宛先人のお名前を「○○様」とかいて「いつもお世話になっております」云々という感じだと思います。しかし、忙しいとそんな定型の挨拶文すら書き込む時間が惜しいように思えてしまうときもあったり。

そんなときは定型文章ごと署名に登録することによって定型挨拶文を書く手間を省くことができます。
もし、定型挨拶文が相手によって違うというような場合はその相手によって定型分が変えられるように複数の署名を保存しているだけで、簡単に切り替えることも可能です。

IT系の営業さんなら当然知っている方法かと思いますが、私の周りには実はこの方法があることに気がついていない人が多いです。ただでさえパソコンの操作に不慣れなのだから、せめてそういう手抜きといっては乱暴ですが、無駄な手間を省いて時間を有意義に使うことができるのもまたビジネススキルなんじゃないかなと思います。

もちろんこの応報はQutlookやサンダーバードなどのメーラーソフトに限らずGMailなどとフリーメールサービスでも使うことができます。要は署名が複数登録できるものであれば使える方法です。

メールを書くのに無駄な時間をかけてしまっていると自覚症状のある方は騙されたと思って使ってみてください。

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